Gizlilik Politikası ve KVKK

Kişisel verilerinizin korunması ve işlenmesine ilişkin aydınlatma metni.

HepyApp Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikası

Hepy.app (“biz”, “bizim” veya “bize”), kullanıcılarımızın gizliliğini korumayı taahhüt eder. Bu Gizlilik Politikası, kişisel bilgilerinizin Hepy.app tarafından nasıl toplandığını, kullanıldığını, saklandığını ve ifşa edildiğini açıklamaktadır. Bu Gizlilik Politikası, uygulamamız ve www.hepy.app adresindeki web sitemiz ile ilgili tüm alt alan adları (topluca “Hizmetimiz”) için geçerlidir. Hizmetimize erişerek veya Hizmetimizi kullanarak, bu Gizlilik Politikasında ve Hizmet Şartlarımızda açıklanan kişisel veri toplama, saklama, kullanma ve ifşa uygulamalarını okuduğunuzu, anladığınızı ve kabul ettiğinizi beyan etmiş olursunuz.

1. Tanımlar

Bu bölümde kullanılan kavramlar, sözleşmenin daha açık ve anlaşılır olmasını sağlamak için tanımlanmıştır. Bu tanımlar, metnin geri kalanında geçen terimlerin ne ifade ettiğini netleştirir.

• Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir (örneğin ad, soyad, e-posta, IP adresi).
• Veri Sahibi (İlgili Kişi): Kişisel verisi işlenen gerçek kişidir.
• Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve yöntemlerini belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu kişi ya da kuruluştur. Bu metinde Hepy.app’tir.
• Çerez (Cookie): Ziyaret edilen web siteleri tarafından kullanıcının cihazına bırakılan ve cihazı tanımaya yarayan küçük veri dosyalarıdır.
• Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan onay beyanıdır.
• Hizmet: Hepy.app tarafından sunulan tüm yazılım çözümleri, entegrasyon hizmetleri, bilgilendirme servisleri ve kullanıcı panelleridir.
• Üçüncü Taraf: Hepy.app ile doğrudan bağlı olmayan, ancak belirli hizmetlerin yerine getirilmesi için veri aktarımı yapılan kişi veya kurumlardır (örneğin: e-posta servis sağlayıcıları, barındırma firmaları).

2. Hangi Verileri Topluyoruz?

Hepy.app olarak, hizmetlerimizi sunmak, geliştirmek ve yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla kullanıcılarımızdan çeşitli kişisel veriler toplarız. Bu veriler, kullanıcıların sistemle etkileşimi sırasında otomatik ya da manuel yollarla toplanabilir.

Toplanan Kişisel Veriler:

• Kimlik Bilgileri: Ad, Soyad; Kullanıcı adı
• İletişim Bilgileri: E-posta adresi; Telefon numarası; Adres bilgileri (gerekli durumlarda fatura/dosya gönderimi için)
• İşlem ve Kullanım Verileri: Hizmet talepleri, işlem geçmişi; Gönderilen formlar, destek kayıtları; Geri bildirim içerikleri
• Cihaz Bilgileri: IP adresi; Tarayıcı türü ve sürümü; İşletim sistemi bilgileri; Cihaz modeli ve türü; Lokasyon (kullanıcının iznine bağlı olarak)
• Çerez (Cookie) Verileri: Oturum bilgileri; Ziyaret edilen sayfalar; Ziyaret süresi ve tercih edilen dil

Bu veriler, sadece hizmet sağlama ve kullanıcı deneyimini iyileştirme amacıyla toplanır. KVKK’ya göre meşru amaç dışında hiçbir işlem yapılmaz.

3. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri

Hepy.app, kişisel verileri aşağıdaki yöntemlerle toplamaktadır. Bu yöntemler, hem kullanıcıların doğrudan sağladığı verileri hem de sistemsel olarak toplanan verileri kapsar.

• a) Doğrudan Kullanıcı Etkileşimleri ile Toplanan Veriler
  • Kayıt, form doldurma, destek talebi, teklif isteme gibi kullanıcı işlemleriyle manuel olarak girilen veriler
  • E-posta ve telefon yoluyla sağlanan bilgiler
  • WhatsApp, SMS veya canlı destek üzerinden yapılan yazışmalardaki iletişim içerikleri
• b) Otomatik Yöntemlerle Toplanan Veriler
  • Web sitesi ya da uygulamaların kullanımı sırasında çerezler aracılığıyla alınan veriler
  • Oturum ve işlem kayıtları
  • IP adresi, tarayıcı bilgisi, erişim tarihi/süresi gibi log kayıtları
  • Cihazdan gelen (izin verilmişse) konum verisi
• c) Üçüncü Taraf Entegrasyonları Üzerinden Alınan Veriler
  • WhatsApp Business API, e-posta servis sağlayıcıları (ör. MailerLite, SendGrid), bildirim servisleri gibi entegre araçlar üzerinden gelen kullanıcı verileri
  • Sosyal medya platformlarında kullanıcı tarafından herkese açık hale getirilmiş veriler
  • Yetkili iş ortaklarından aktarılan bilgi ve talepler

Bu yöntemlerle toplanan tüm veriler, sadece bu politikada belirtilen amaçlar doğrultusunda işlenir ve saklanır.

4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Toplanan kişisel veriler, aşağıda belirtilen amaçlarla, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen veri işleme şartlarına uygun olarak işlenmektedir:

• a) Hizmet Sunumu ve Süreç Yönetimi
  • Kullanıcı hesabı oluşturma ve yönetimi
  • Hizmet taleplerinin alınması, takibi ve sonuçlandırılması
  • Sunulan hizmetlerin (örneğin e-posta, SMS, WhatsApp üzerinden bildirim) düzgün çalışmasını sağlamak
  • Cihaz ya da yazılım sorunlarına teknik destek sunmak
• b) Geliştirme ve İyileştirme
  • Hizmet kalitesinin artırılması
  • Kullanıcı deneyimini kişiselleştirme
  • Arıza, aksaklık ve geri bildirimlerin analiz edilerek ürün/hizmet geliştirme yapılması
• c) İletişim ve Bilgilendirme
  • Kullanıcıyla ilgili hizmet süreçlerine dair bilgilendirme yapmak (örn. bakım bildirimi, teslimat durumu, yeni özellik duyuruları)
  • Kullanıcının talep ettiği bilgilere veya işlemlere ilişkin geri dönüş sağlamak
  • Destek süreçlerinde doğrudan iletişim kurmak
• d) Yasal Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
  • Fatura kesimi ve saklanması
  • Mahkemeler, savcılıklar ve resmi kurumlarca talep edilen bilgilerin iletilmesi
  • KVKK kapsamında alınan rıza, itiraz, silme ve güncelleme taleplerinin yönetimi
• e) Pazarlama ve Kampanya Faaliyetleri (Açık Rıza ile)
  • Kullanıcının onayı doğrultusunda yeni hizmetler, kampanyalar ve özel teklifler hakkında bilgilendirme yapılması
  • Platform üzerinden sunulan hizmetlerin tanıtımına yönelik analiz yapılması

Kişisel veriler hiçbir şekilde bu maddelerde belirtilen amaçlar dışında kullanılmaz.

5. Kişisel Verilerin İşlenme Hukuki Sebepleri

Hepy.app, kişisel verileri KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanarak işler:

• a) Açık Rıza — Kullanıcıdan açık şekilde alınan rıza beyanı ile; kampanya, promosyon ve reklam bilgilendirmeleri; lokasyon bilgisi paylaşımı; üçüncü taraflarla pazarlama amaçlı veri aktarımı
• b) Sözleşmenin Kurulması veya İfası — Hizmetlerimizin sunulması, hesap oluşturma, taleplerin karşılanması ve destek verilmesi için gerekli olan veri işleme faaliyetleri
• c) Hukuki Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi — Vergi, fatura düzenleme, saklama süreleri, resmi kurum taleplerine yanıt verme gibi durumlarda
• d) Meşru Menfaat — Hizmet güvenliğinin sağlanması; Dolandırıcılık önleme; Site içi performans ölçümleri; Kullanıcı deneyimini analiz ederek sistem iyileştirmeleri yapılması
• e) Kanunlarda Öngörülme — 5651 Sayılı Kanun, Türk Ticaret Kanunu ve 6698 Sayılı KVKK gibi mevzuatlar kapsamında zorunlu kılınan veri işlemleri

Veriler sadece bu meşru ve hukuki sebepler dahilinde işlenir, amacı dışında hiçbir şekilde kullanılmaz.

6. Kişisel Verilerin Saklama Süresi

Hepy.app, kişisel verilerinizi yalnızca işleme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca veya yasal olarak gerekli olan süre kadar saklar.

Saklama Süresi İlkeleri:

• Veriler, hizmet sunumu ve ilgili faaliyetlerin tamamlanması için gereken süre boyunca saklanır.
• Fatura, kayıt ve işlem bilgileri; Vergi Usul Kanunu ve ilgili mevzuatlar gereği en az 10 yıl süreyle saklanır.
• KVKK kapsamında alınan açık rızalar, bu rıza geçerli olduğu sürece muhafaza edilir.
• E-posta, destek, işlem geçmişi gibi günlük veriler, kullanıcı hesabı silindikten sonra maksimum 180 gün içinde silinir veya anonimleştirilir.
• Lokasyon gibi geçici ve açık rızaya dayalı veriler, yalnızca rıza süresince sistemde tutulur.

Silme ve Anonimleştirme:

Veriler artık işlenme amacını yitirdiğinde ya:

• Sistemden tamamen silinir,
• veya kimlik belirlemeye imkân vermeyecek şekilde anonimleştirilir.

KVKK’nın 7. maddesine uygun olarak bu işlemler periyodik kontrollerle denetlenir.

7. Kişisel Verilerin Güvenliği (Koruma Önlemleri)

Hepy.app, kişisel verilerinizi yetkisiz erişim, ifşa, kayıp, kötüye kullanım, tahribat veya değişikliğe karşı korumak için güçlü teknik ve idari güvenlik önlemleri uygular.

Teknik Güvenlik Önlemleri

• Veritabanı ve sunucu erişimleri çok katmanlı kimlik doğrulama ile korunur.
• Veriler, güvenli bağlantılar (HTTPS/SSL) üzerinden aktarılır.
• Şifreler ve hassas bilgiler tek yönlü kriptografik algoritmalarla saklanır.
• Sunucu erişim logları düzenli olarak izlenir ve güvenlik açıkları denetlenir.

İdari Güvenlik Önlemleri

• Erişim yetkileri, görev tanımlarıyla sınırlanır.
• Personel ve iş ortaklarına KVKK ve gizlilik yükümlülükleri anlatılır, gizlilik sözleşmeleri imzalatılır.
• Verilere erişim sadece “ihtiyaç kadar bilgi” prensibiyle sağlanır.

Fiziksel Güvenlik Önlemleri

• Verilerin bulunduğu sistemler, fiziksel olarak korunan alanlarda barındırılır.
• Yedekleme sistemleri olası veri kaybına karşı izole ortamlarda tutulur.

Ek Güvence:

Her ne kadar alınan önlemler üst düzeyde olsa da internet ortamında %100 güvenlik garanti edilemez. Ancak olası bir ihlal durumunda, KVKK'nın 12. ve 14. maddeleri gereğince ilgili kişi ve Kurul bilgilendirilir.

8. Kişisel Verilerin Üçüncü Taraflarla Paylaşımı

Hepy.app, kişisel verilerinizi gizliliğe uygun şekilde ve yalnızca belirli amaçlarla üçüncü taraflarla paylaşır. Bu paylaşım, KVKK'nın 8. ve 9. maddelerine uygun olarak yapılır.

a) Hizmet Sağlayıcılar ile Paylaşım

Aşağıdaki hizmetlerin sağlanması için, zorunlu olduğu ölçüde sınırlı veri paylaşımı yapılabilir:

• Sunucu ve barındırma hizmetleri (ör. veri merkezi firmaları)
• E-posta ve SMS gönderim altyapıları
• Ödeme ve faturalama sistemleri
• Müşteri hizmetleri yazılımları
• Bulut yedekleme hizmetleri

Bu üçüncü taraflarla gizlilik sözleşmesi yapılır ve veriler sadece hizmetin yerine getirilmesi amacıyla kullanılır.

b) Yasal Yükümlülükler Nedeniyle Paylaşım

Aşağıdaki durumlarda, kişisel veriler yasal otoritelerle paylaşılabilir:

• Mahkeme kararı, savcılık talebi, idari makamların resmi yazısı
• Vergi, denetim ve fatura süreçlerinde kamu kurumlarının talepleri

c) İş Ortakları ve Tedarikçilerle Paylaşım (açık rıza alınmışsa)

• E-posta kampanyaları, anketler, promosyonlar gibi pazarlama faaliyetleri kapsamında
• Kullanıcının açık rızası ile kampanya veya teklif sunulacak firmalarla

d) İşletme Devirleri ve Yeniden Yapılanma

Hepy.app’in birleşmesi, devralınması, varlık satışı veya yeniden yapılanması durumunda kullanıcı verileri, yalnızca aynı gizlilik standartlarını sürdürecek üçüncü tarafa aktarılabilir.

Veriler hiçbir zaman izinsiz şekilde pazarlanmaz, satılmaz, kiralanmaz.

9. Yurt Dışına Veri Aktarımı

Hepy.app, kişisel verilerin yurt dışına aktarımı konusunda KVKK’nın 9. maddesi hükümlerine tam uyum sağlar.

Varsayılan İlke: Kişisel veriler, kural olarak yurt içinde saklanır ve işlenir.

İstisnai Durumlar: Yurt dışında yerleşik bazı hizmet sağlayıcılarla (örneğin e-posta altyapısı, bulut yedekleme, analiz araçları) çalışılması durumunda;

• Veri aktarımı ancak ilgili kişinin açık rızasına dayanarak,
• veya KVKK kapsamında Kurul tarafından ilan edilen güvenli ülkelere yapılır.

Kurulun onay verdiği durumlarda ise “yeterli koruma taahhüdü” içeren veri aktarım protokolleri ile işlem yapılır.

Teknik Önlemler: Yurt dışına aktarılan veriler, sadece gerekli olanla sınırlı tutulur ve aktarım esnasında şifreli iletişim protokolleri (örneğin TLS) kullanılır.

10. İlgili Kişinin (Kullanıcının) KVKK Kapsamındaki Hakları

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca, Hepy.app’e başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

Kullanıcı Olarak Haklarınız:

1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
2. İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
5. Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme
6. KVKK’ya uygun olarak silinmesini veya yok edilmesini isteme
7. Yukarıdaki taleplerin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
8. İşlenen verilerin otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir durumun ortaya çıkmasına itiraz etme
9. Verilerin hukuka aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde tazminat talep etme

Başvuru Yöntemi:

Bu haklarınızı kullanmak için bizimle aşağıdaki yollarla iletişime geçebilirsiniz:

• E-posta: info@hepy.app
• Web sitesi: www.hepy.app üzerindeki iletişim formu

Başvurular KVKK’ya uygun olarak en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak yanıtlanacaktır.

11. Çerezler (Cookies) ve Benzeri Teknolojiler

Hepy.app olarak, kullanıcı deneyimini geliştirmek ve sistemimizin daha sağlıklı çalışmasını sağlamak amacıyla çerezler ve benzeri teknolojiler kullanmaktayız.

1. Çerez Nedir?
   Çerezler, bir web sitesini ziyaret ettiğinizde tarayıcınız aracılığıyla cihazınıza kaydedilen küçük metin dosyalarıdır. Ziyaret edilen sayfaları, oturum bilgilerinizi ve tercihlerinizi hatırlamak için kullanılır.
2. Kullandığımız Çerez Türleri:
   • Zorunlu Çerezler: Sistemimizin güvenli çalışması ve temel işlevleri (oturum açma, form gönderimi) sağlamak için gereklidir.
   • İşlevsel Çerezler: Kullanıcının dil tercihi, tema seçimi gibi ayarları hatırlamak için kullanılır.
   • Analitik Çerezler: Ziyaretçilerin siteyi nasıl kullandığını analiz ederek performansı ölçmemizi sağlar (örneğin Google Analytics).
   • Pazarlama/İzleme Çerezleri: Kullanıcılara ilgi alanlarına göre reklam gösterimi yapılmasına olanak tanır (yalnızca açık rıza ile çalışır).
3. Çerez Tercihlerinin Yönetimi:
   Kullanıcılar, tarayıcılarının ayarları üzerinden çerezleri engelleyebilir, silebilir ya da sadece belirli türlerine izin verebilir. Ancak zorunlu çerezlerin devre dışı bırakılması durumunda sistemin bazı işlevleri doğru çalışmayabilir.
4. Kişisel Veri İçeriği:
   Hepy.app çerezlere kişisel olarak tanımlanabilir veri (ad, telefon, e-posta gibi) kaydetmez. Çerezler yalnızca teknik veri içerir.

12. Çocukların Gizliliği

Hepy.app hizmetleri, 13 yaşın altındaki bireyleri hedeflemez ve bu yaş grubundan bilerek kişisel veri toplamaz.

1. 13 Yaş Altı Kullanıcılar:
   • Hepy.app, 13 yaşın altındaki çocuklardan bilerek veri toplamaz.
   • Eğer bir ebeveyn veya veli, çocuğunun izinsiz şekilde platforma kişisel veri gönderdiğini fark ederse bizimle iletişime geçmelidir.
   • Böyle bir durumda, sistemimizdeki veriler derhal incelenir ve gerekiyorsa silinir.
2. Ebeveyn Sorumluluğu:
   Ebeveyn veya yasal vasiler, çocuklarının internet kullanımını denetlemeli ve platformumuzu sadece yetişkin gözetiminde kullanmalarını sağlamalıdır.
3. Yasaya Uygunluk:
   Bu madde, hem KVKK hem de Çocukların Kişisel Verilerinin Korunması Rehberi (KVKK tarafından yayımlanan) ile uyumlu şekilde hazırlanmıştır.

13. Gizlilik Politikasında Değişiklikler

Hepy.app, bu Gizlilik Politikasını yasal gereklilikler, hizmet değişiklikleri veya kullanıcı güvenliği nedeniyle zaman zaman güncelleyebilir.

1. Değişiklik Bildirimi:
   • Politikada önemli bir değişiklik yapılması durumunda:
   • Web sitemizde görünür bir şekilde duyuru yayınlanır,
   • Gerekirse e-posta veya sistem içi bildirimle kullanıcıya bilgi verilir.
2. Yürürlük Tarihi:
   Güncellenmiş versiyon, www.hepy.app üzerinde yayınlandığı tarihten itibaren yürürlüğe girer.
3. Kabul Beyanı:
   Kullanıcı, politikada yapılan değişikliklerden sonra platformu kullanmaya devam ederse, bu değişiklikleri kabul etmiş sayılır. Kabul etmemesi hâlinde, kullanıcı hesabını silebilir ve sistemi kullanmayı bırakabilir.
4. Takip Sorumluluğu:
   Kullanıcı, gizlilik politikasındaki güncellemeleri takip etmekle sorumludur.

14. İletişim Bilgileri ve Başvuru Yöntemleri

Kişisel verilerinizle ilgili her türlü talep, şikâyet veya bilgi edinme başvurusu için bizimle aşağıdaki iletişim kanallarını kullanarak iletişime geçebilirsiniz.

1. Başvuru Yolları:
   • Kullanıcılar aşağıdaki yöntemlerden herhangi biriyle KVKK kapsamındaki haklarını kullanabilir:
   • E-posta: info@hepy.app
   • Web Sitesi: https://www.hepy.app üzerindeki iletişim formu
   • Yazılı Başvuru: Talep eden kullanıcılar, fiziksel olarak imzalanmış dilekçe ile adres bilgisi paylaşıldığı takdirde başvuru yapabilir.
2. Başvurunun İçeriği:
   • Başvuruda şu bilgiler yer almalıdır:
   • Ad, soyad
   • E-posta adresi ve/veya telefon numarası
   • Talep konusu
   • Kimliğinizi doğrulayıcı belge veya yöntem
3. Yanıt Süresi:
   Talepler, 30 gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Ancak işlemin ayrıca bir maliyet doğurması hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.